Проучванията от типа „360-градусова обратна връзка“ са мощно средство за изследвания в големите организации, но досущ като всяко силно лекарство с тях трябва да се борави много ловко, прецизно и с пределна яснота какъв проблем се третира. Тук ще се опитаме да набележим някои от капаните при работа с този вид изследвания.
За да имаме яснота откъде произтичат някои от най-често срещаните грешки, нека първо изясним как се провежда 360-градусова обратна връзка.
Разработване на въпросник: въпросникът за 360-градусова обратна връзка обикновено съдържа оценки по предварително зададена скала. Могат да се включат въпроси за отчитане на различни измерения на ефективността на работата (например комуникация, работа в екип, лидерство, инициативност и др.), както и един или повече отворени въпроси.
Модерни средства за онлайн изследвания като Survey.bg ви позволяват да създадете един въпросник за различни групи служители. Въпросникът тогава динамично предоставя въпроси релевантни за дадения респондент. Примерно ако респондентът е мениджър, тогава ще му бъдат показани въпроси за управление на хора, ръководителски качества, и др.
Гарантиране на поверителността на участниците: нужно е да се предприемат стъпки за гарантиране на поверителността на резултатите от обратната връзка. Например рейтингите от няколко подчинени служители за мениджър могат да се комбинират (да се даде средна стойност), за да се прикрие самоличността на всеки респондент. Коментари или писмени отговори на въпроси могат да бъдат обобщени в резултатите, за да се прикрие самоличността на автора на всеки от тях. Поверителността спомага за получаване на реални резултати.
Осигуряване на обучение: често процесът на обратна връзка включва използването на един или повече въпросници, работа с поверителна информация, както и участие на хора от най-различни области на дадената организация. Ето защо е необходимо обучение. Служителите трябва да са добре информирани защо и как се използва 360-градусовата обратна връзка и защо се прилага в организацията им.
Администриране на въпросниците: от съществено значение за добрите резултати е да има ясни, недвусмислени инструкции за това как се попълват отговорите. (линк към „как да създадем анкета“ и др.)
Анализ на данните: базовият анализ на данните включва средни стойности за отделните рейтинги. Задълбочаването в данните води до създаването на „разрези“ като анализ на производителността, сравнение на производителността и очакванията, индивидуални рейтинги, най-добри и най-слаби постижения и др. Могат да се правят анализи по поделения и отдели.
Оповестяване на резултатите: резултатите от обратната връзка трябва да бъдат споделени със съответния служител, когото данните касаят. Не бива да е задължително служителят да сподели резултатите със своя пряк ръководител. Все пак можете да въведете тази възможност като опционална част от регулярния преглед на производителността на служителя.
ЧЕСТО СРЕЩАНИ ГРЕШКИ ПРИ ПРОУЧВАНИЯ 360-ГРАДУСА ОБРАТНА ВРЪЗКА
Неправилно информиране на участниците
Преди да се започне проучването е наложително всички участници в него да получат съобщение, което им представя процеса на 360-градусовата обратна връзка. Това писмо е желателно да идва от член на висшето ръководство на компанията. Писмото трябва да обяснява защо се провежда изследването и как резултатите ще бъдат използвани от мениджърите. Едва след като участниците разберат процеса, те ще бъдат в състояние да предложат откровена и честна оценка.
Некоректно използване на данните
Целта на прегледа на данните от 360-градусовата обратна връзка трябва да се ограничи до професионалното израстване и развитие. Резултатите в никакъв случай не бива да бъдат използвани за вземане на решения за заетостта – например за уволняване на служител. Ако участниците в изследването усетят злоупотреба с данните, хората във фирмата никога повече няма да дадат честни отговори на подобни проучвания.
Поверителността не е гарантирана
Проучванията за 360-градусова обратна връзка се основават на идеята, че хората могат да се чувстват сигурно, когато предоставят анонимна обратна връзка. Може да се получи страшен автогол, ако поверителността и анонимността бъдат компрометирани или дори само ако у някого се създаде усещането, че не е анонимен.
Затова още от самото начало е важно да се изясни кои данни са поверителни и анонимни. Тези понятия и тяхното приложение трябва да бъдат комуникирани ясно към всички участници! Хората трябва да знаят точно какво ще бъде докладвано на кого, за да могат да „говорят“ свободно. Макар че получателите на обратната връзка може да настояват, че за тях е важно да имат колкото може повече информация, подсигуряването на конфиденциалността на оценителите е от критично значение.
Помислете предварително:
- Как да се отнесете към респондентите, предоставящи оценка с числена стойност;
- Как ще представите писмените коментари – тези в свободен текст;
- Как ще бъдат обобщени данните, когато става дума за определени категории респонденти;
- Кой ще има достъп до информацията;
- Какъв е минималният брой респонденти по даден въпрос, за да се приеме за валидна обратната връзка;
- Каква част от данните от обратната връзка ще се представи на оценяващите;
- Каква част от данните от обратната връзка ще се представи на мениджъра на съответния оценяван.
Обективността не е гарантирана
Ако на служител, който е обект на оценяване, бъде възложено да „си избере“ своите оценители, той най-вероятно ще посочи тези, за които знае, че ще му дадат положителни оценки. Но за да е обективен процесът, оценката трябва да включва и „приятели“, и „врагове“. Не бива да се допуска възможност за ограничаване на обективността. Това може да се постигне и чрез намесата на „вътрешен одитор“, който познава добре организацията, отделите, колегите, клиентите и т.н.
Въпросите не са релевантни към спецификите на компанията
Много от големите компании за проучвания имат готов софтуер за провеждане на изследванията, който продават на своите клиенти. Важно е обаче тези въпросници да бъдат „персонализирани“ според спецификата на конкретната компания, компетенциите на нейните служители и целите на организацията. Факт е, че мениджмънтът на дадена компания познава нейния бизнес по-добре от който и да било друг. Нещо повече, именно ръководството дефинира представите за успех и неуспех в организацията – не някой друг!
Липсва ясна цел
И ако дотук всички изброени грешки и пропуски изглеждат ясно и звучат лесно разрешими, то ето го и най-трудният: ясната цел.
Една от основните причини за неуспешно прилагане на процес на обратна връзка на 360 градуса е липсата на ясна цел. Това се случва, когато обратната връзка не се занимава с производителността на организацията и нейните стратегически нужди. Вместо това проучването се прави било то защото сега е модерно да се правят такива изследвания, било то защото е най-новата мода сред шефовете, или защото на „големия шеф“ му е хрумнало, или защото в някой скорошен анализ мениджърите са прочели, че точно такива проучвания се правят в най-успешните компании по света.
Много организации използват 360 градусови системи, когато се опитват да проучат специфични проблеми, свързани с производителността. Ако сте се насочили към 360 градусова обратна връзка като метод за изследване, помислете добре за това какви специфични особености и проблеми ще проучвате по този начин?
Извършването на подобно проучване без ясна цел е като предписването на антибиотик при вирус: не третира основните проблеми и може да доведе до нежелани резултати. Подобни проучвания са много мощен инструмент и като такива трябва с тях трябва да се борави умело и с ясна концепция. Те трябва да бъдат проектирани и реализирани с умисъл за конкретни, специфични бизнес- и стратегически потребности.