Как уеб-базираните проучвания правят по-ефективни интервютата с напускащите служители

интервю-при-напускане-служител

Напускането е част от жизнения цикъл на почти всеки служител. Но голямото текучество не е присъща част от дейността на всяка компания. Честото напускане на служители говори за дълготраен проблем в управлението. Това води до много разходи на фирмата – като се започне от ниската ефективност на работещите и се стигне до множеството разходи, свързани с наемане на нови служители, HR агенции, обучения и др. А коя фирма не би искала да запази своите инвестиции?

Как ни напускат служителите…

Най-общо причините за напускането на даден служител могат да се разделят на две групи – външни и вътрешни.
• Външни, които са напълно извън контрола на работодателя:
бременност и майчинство, приемане в университет, преместване в друг град (напр. заради заболяване на роднина) и др. В тези случаи решението за напускане често е внезапно и като цяло не е по силите на работодателя да повлияе за промяна на решението;
• Вътрешни, върху които работодателят до голяма степен може да повлияе:
назначаване на нов пряк ръководител, преместване в друг град заради същността на работата, пропуск при регулярната оценка на работата – това са промени и ситуации, които могат да накарат служителите да преосмислят своите ангажименти към организацията.

…и защо това е важно?

Загубите на служители, свързаните с това сътресения в дейността и съпътстващите ги разходи могат да бъдат избегнати, когато става дума за недоволство, (недобри) управленски практики, (липса на) възможности за развитие, лично огорчение, конфликт с колега.
Според някои от най-новите изследвания, около 70% от служителите напускат работните си места не заради друго, а защото не се чувстват добре оценени!
Други проучвания показват, че 25% до 35% от напускащите служители си тръгват след дълго натрупвано недоволство. Мнозинството от тях провеждат продължително проучване за алтернативна заетост. При тях времето за вземане на решение за напускане е доста продължително.

Събитие Преоценка на отношението Удовлетворение от работата Търсене на алтернативна работа Време за вземане на решение Дял от всички напускащи
Внезапна промяна Не Висока (няма отношение към вземането на решение) Не Кратко ~5%
Внезапна промяна Да Средно/ниско Не (промяната е внезапна, няма време за търсене) Кратко ~5%
Внезапна промяна в живота Да Средно/ниско Да Дълго 55-65%
Натрупано недоволство Да Ниско Не Средно ~5%
Натрупано недоволство Да Ниско Да Дълго 20-30%

Напускането поради вътрешнофирмени фактори може да бъде намалено многократно – при наличието на правилната информация за мениджърите. А добре структурираното интервю при напускане може да донесе полезни данни в тази посока. Това може да помогне за запазването на останалите служители, мотивирането им и привличането на нови.
Освен всичко, правилното разбиране на причините за напускане може да спомогне за намаляване на евентуални съдебни спорове, свързани с нелегални дейности на служителите или „отмъщение“ на гневни бивши работници.

Но защо онлайн, а не „лице в лице“?

Интервютата при напускане обикновено се правят от около 1/3 от служителите, които си тръгват от организацията. Тъй като това е малък процент от напускащите, безспорно е желанието броят им да бъде увеличен. Онлайн интервютата са особено ценни в това отношение, защото респондентите са склонни да ги попълнят, склонни са и да бъдат откровени в своите оценки и искрено да споделят нещата, които ги тревожат.
Последното е особено важно.

Трябва да се има предвид, че нерядко служителите, които се оттеглят, имат причини да не искат да говорят за мотивите си: човекът се чувства обиден от някого, страхува се, сърдит е някому, а може дори да се бои, че ще му се подиграват. Именно затова интервютата „лице в лице“ не всякога вършат работа в този случай.
Тук на помощ идват уеб-базираните интервюта за напускане. Има най-малко две причини, поради които те са за предпочитане от разговора „очи в очи“:

1) могат да се проведат с известно отлагане във времето, например 2-3 седмици след напускането – така служителят има време да помисли за своите мотиви, за да може да ги дефинира добре. Със Survey.bg например вие можете да изпратите анкета точно толкова време, колкото прецените, след напускането на даден служител, давайки му достатъчно време да помисли върху мнението си за компанията.

2) предразполагат към откровеност в отговорите, тъй като няма човешка намеса в „диалога“. Survey.bg осигурява пълна поверителност на напускащите служители – по-малко стрес, по-малко причини да се прикрива истината, повече честност.
Към това можем да добавим и възможността резултатите да се изведат графично, да се правят обобщени анализи за по-големи групи или по-продължителни периоди от време – всички онези мощни аналитични функции, типични за висококласните софтуерни системи за задълбочени бизнес-анализи.

Теми в проучването

В традиционните вътрешни интервюта „лице в лице“ обичайно се говори за по-добро заплащане и по-добра възможност за работа. Тези две неща най-често се сочат като основни причини за напускане на организацията. Въпреки това информацията, събрана по този начин, може да бъде подвеждаща. В този вид интервюта служителите не винаги са готови да разкрият истинските причини за своето разочарование и решение за напускане. Те са склонни да предоставят неискрени, „социално приемливи“ мотиви за оттеглянето.

Това, разбира се, не значи, че заплащането няма никакво влияние върху решението на наетото лице да напусне! Но трябва да е ясно, че важно в изследването на факторите трябва да се обхванат множеството „тласкащи“ и „дърпащи“ причини, които може да са повлияли на решението на служителя.

С цел да се събере най-ефективната информация от напускащите служители, работодателите трябва да отчетат необходимостта да осигурят на напускащите служители „трибуна“, която им създава комфорта да разкрият пълния набор от фактори, довели до тяхното решение. Тази трибуна трябва да ги насърчи да дадат честен отговор, да направят откровена критика за очакванията, условията и изискванията, свързани с техните работни места.

При използването на задълбочена система за проучване, която ефективно обхваща всички нюанси на мненията и нагласите на напускащите служители, може да се разкрие широката гама от оперативни, организационни и персонални променливи, влияещи върху решението за напускане. Именно това е информацията от съществено значение! Тя разкрива областите на дефицит в работната среда на организацията. Въз основа на нея могат да се планират ефективни стратегии за задържане на служителите.

Въпросите в проучването

Като се има предвид, че разполагате с около 5-10 минути, както и че за една минута могат да бъдат попълнени до 7 затворени въпроса, едно проучване може да се състои от 35 до 50 въпроса – това е максималната дължина на подобно проучване. Включването на отворени въпроси (които предполагат писане на свободен текст) намалява общия брой на въпросите, които могат да се включат. Ако използвате такива питания, то знайте, че един отворен въпрос е за сметка на 3-5 затворени.

Отвъд чисто техническите параметри, при въпросниците е важно да се уцели точният баланс между нуждата от информация и продължителността на интервюто. Предлагаме ви шест ключови насоки за съставянето на проучването. Това ще гарантира, че крайният резултат представлява полезно и ефективно допитване:

• Не се фокусирайте единствено върху мотивите на служителя за напускане – въпреки че това е изключително важна информация, от решаващо значение е и да се включат по-обширни „мерки“ за нагласите на служителя. Това ще спомогне за идентифициране на проблемите и аспектите, които няма как да излязат наяве пред лицето на простия въпрос за причините за напускане.

• Уверете се, че има достатъчно възможности служителите да изразят своите мотиви за напускане – да могат да добавят своите коментари, където считат за нужно – за да може да се добие пълна представа за решението им.

• За да отидете отвъд фокуса върху самото решение за напускане, включете въпроси-„измерители“ на отношението – например за удовлетворението на служителя от самата му работа, за оценка на корпоративната култура във фирмата, за ефективността на различните канали за комуникация в организацията; колко добре са дефинирани отговорностите за работа на служителя, как възприема възможностите си за развитие, каква е неговата гледна точка за обучението, обратната връзка и признанието, което получава.

• За постигане на максимален ефект всяка система за проучване при напускане трябва да се прилага последователно и по такъв начин, че да насърчава служителите откровено да споделят своите становища, честно и неподправено.

• Включете възможността да разглеждате резултатите не само въз основа на индивидуалните резултати, но и от гледна точка на организацията като цяло, или пък на база на конкретни параметри като например регион, отдел или мениджър.

• Не забравяйте, че трябва да се прави разграничение между онези външни фактори за напускане, върху които организацията има малко контрол, и „системните“ причини, над които компанията не може да упражнява значителен контрол.

Анализът на информацията

Никога не забравяйте, че интервюто при напускане е нещо много повече от средство за определяне на причините, поради които напускащия служител е решил да се оттегли от организацията. В действителност много организации са склонни да приемат този инструмент съвсем буквалистично. В проучване, проведено през 1992 г. от Human Resource Executive Magazine, 96% от мениджърите по човешки ресурси посочват, че са провеждали интервюта при напускане на служители, които се оттеглят доброволно.

Въпреки това обаче в повечето случаи събраната информация не е послужила за никаква полезна цел. По-раншни проучвания, правени през 1975 г. и отново през 1981 г., сочат, че информацията, събрана от този вид интервюта, „се използва рядко“.
Излиза, че много организации не успяват да осъзнаят стойността на систематичния подход за събиране на информация от напускащите служители:
• Събиране и съпоставяне на данните в структуриран начин
• Окрупняване на резултатите за организацията като цяло
• Анализ на резултатите за идентифициране на тенденции, модели и теми
• Използване на резултатите за създаване и прилагане на стратегии за задържане на служителите и намаляване на текучеството.

Важно е да се разбере, че интервютата при напускане не са самоцелен ритуал. Те са мощен инструмент за подобряване на работата на организацията. Уловени чрез подобни проучвания, слабостите в корпоративната среда могат да бъдат отстранени. Това означава по-малко напускащи служители занапред, по-малко стрес във фирмата, както и по-малко разходи за търсене на кадри, тренинги и обучения.
Затова в Survey.bg са заложени множество аналитични възможности. Чрез тях вие можете лесно да генерирате отчети, в рамките на няколко минути, и да използвате тези ценни данни за целенасочено подобряване на дейността на компанията.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Научете как се обработват данните ви за коментари.