За фирмите и специалистите, които се занимават с организиране на събития, обратната връзка е повече от критична – тя е жизненоважна за тях! От задоволството на участниците в един форум зависи дали ще има отново подобно събитие, а и дали ще има изобщо следващи събития на организацията.
Всеки, който е ходил на конференция или семинар, е забелязал как организаторите търсят обратна връзка. Най-често те раздават анкетни бланки, които или се връчват на входа – при регистрация, или могат да се намерят по столовете в конферентната зала. За да провокират участниците да попълнят своите листове, организаторите често правят различни томболи с награди.
Уеб-анкетите имат няколко предимства в търсенето на обратна връзка относно дадено събитие. На първо място техните бързина и моментален нанализ на данните позволяват да се използват преди събитието за по-добро ориентиране. Така по време на подготвителния етап те служат за проучване на нагласите и очакванията на участниците. След това уеб-анкетите могат да дадат бърз поглед на настроенията в хода на самото събитие. Не на последно място те осигуряват по-лесна и многократно по-бърза обратна връзка след приключването на конференцията. Вижте още за цялостните предимства на уеб-проучванията пред всички други видове изследвания.
Преди, по време и след събитието – организаторите могат да имат ценен поглед над всичко, което е важно за протичането на техния форум:
Планиране
По време на планирането организаторите могат да използват гъвкавия уеб-базиран софтуер, за да узнаят предварителните нагласи на участниците: очаквания за програма, намерение за присъствие, предпочитания към определени лектори или теми, кетъринг, музика, програма, почивки. Могат да бъдат обхванати и по-сложни аспекти от организацията на даден форум като предпочитания за пътуванията, хотели и настаняване и др. Всичко това облекчава планирането, но и дава възможност на организаторите да устроят програмата си така, че да отговорят на очакванията н гостите.
Нагласи в реално време
Гъвкавият уеб-базиран софтуер за проучване може да дойде на помощ в хода на събитието, за да позволи на участниците да споделят моментните си впечатления. Харесал им е даден лектор? Смятат, че кафето в кафе-паузата е недостатъчно? Искат повече информация по дадена тема? Имат усещането, че залата е препълнена и не могат да си намерят място? Всеки организатор на събития знае колко важни са всички тези хиляди малки детайли и как могат да се отразят върху цялостните отзиви от форума. Имайки обратна връзка в реално време, те могат да реагират бързо и да направят промени в хода на конференцията, за да тушират потенциални проблеми.
Обратна връзка след събитие
Лесно е да си представим колко много въпроси е важно да бъдат изяснени след края на събитието. Дали всички са доволни? Какво им е харесало най-много? От какво са останали доволни и от какво не? Уеб-базираните проучвания разкриват бързо и лесно как е протекло събитието през погледа на участниците и дали има почва за следващо подобно мероприятие.
За какви събития могат да се използват уеб-проучванията?
Анкетите онлайн са приложими във всички случаи, когато се търси мнението на участниците в дадено мероприятие: уебинар, форум, конференция, гала-вечеря, тимбилдинг, образователна лекция, забавна вечер, та даже и сватба. Ето и още няколко примера как могат да се правят проучвания в полза на провеждането на събития:
Организация на конференция: чрез анкета организаторите могат да разберат как участниците възприемат предлаганите дискусии и теми, местоположението, хотела и храната по време на конференцията, отношението към всяка отделна презентация или лектор, дали конгресният център е бил лесен за намиране, струва ли си изобщо посещението на семинара.
Място за събитието: можем да подготвим перфектната програма за дадено мероприятие, но къде точно да го проведем, за да е удобно за всички? Едно бързо уеб-проучване ще даде моментален поглед за това къде поканените гости биха се чувствали най-добре. Можем да допълним това проучване с въпроси за предпочитанията им относно нощен живот, интересни места за посещение и др.
Срещи и браншови мероприятия: от бързи срещи до вечеринки на хай-тек маниаците и фен-клубовете на някой роман – много хора се събират на определени места заради общ интерес. Ако ние ги организираме, добре е да знаем всеки детайл, за който трябва да се погрижим. Точно затова е особено нужни е предварителното проучване.
Кетъринг: изглежда просто, но всъщност е страхотно сложно – по отношение на храната има всякакви предпочитания – вегетарианци, вегани, хора на безглутенова диета, алергични към ядки, лакто-вегетарианци….. С увеличаващия се брой на диетичните предпочитания, които са модерни тези дни, е добре да се знае предварително кой какво може и какво не може да яде.
Музика и озвучаване: за повечето събития, където би било добре да има музика, предпочитанията се преплитат. Какво да пуснем – Павароти или Бийтълс например? Дали тълпата ще се радва на диско от 90-те години, Майкъл Джексън или Ролинг Стоунс? Най-добре е да сме сигурни. Знаейки преобладаващите музикални предпочитания, можем да сме спокойни, че музиката няма да е „издънката“ на събитието.
Приложенията на уеб-анкетите при организиране на събитие могат да бъдат и други – граница за техните възможности действително е само фантазията. Наскоро българска фирма, организираща тематични конференции, въведе практиката да провежда в реално време анкети по време на самите презентации. В рамките на всяка лекция на аудиторията се задава въпрос, свързан с темата на лекцията. Така не само се поддържа интересът на публиката, но и в края на всяка презентация се формира кратка и свръх-актуална статистика по интересен въпрос, пряко свързан с темата на изложението. Това дава възможност за допълнителна дискусия. За лектора пък е ценна обратна връзка. Хитро, нали?
Пример: Примерна анкета събитие