Потънал в трескава подготовка на следващото събитие, енергично планиране и координиране на хиляди детайли, всеки организатор на форуми и мероприятия разчита на обратната връзка като безценен помощник за вземане на своите решения.
Факт е, че всяко събитие е различно и неговата специфика определя какви нагласи на участниците е важно да се следят. Все пак има някои „тривиални“, общоприети фактори, които организаторите измерват. За тях се събират както мнения и предпочитания преди събитието, така и оценки по време и след събитието. Организаторите узнават какви са възприятията на гостите им, за да проведат следващия форум още по-добре.
Освен, че помага за по-доброто планиране на бъдещи мероприятия, този подход създава у гостите положителни впечатления, а и оптимизира бюджетите.
Ето някои базови „типажи“ в уеб-анкетите, изследващи събития.
Планиране и участници
На етапа планиране на броя на участниците и формиране на програмата можем да запитаме поканените гости за техните намерения, предпочитания, място и време, храна и развлечения. Ето няколко примерни въпроса:
Каква е целта на Вашето посещение на конференцията?
- Добиване на обща представа за индустрията
- Подобряване на знанията
- Среща с колеги
- Споделяне на стратегически решения
- Забавление
- Друго
Организаторът следва да прецени дали да позволи респондентите да посочат повече от един отговор.
От какъв вид е мястото, на което предпочитате да се организира конгресът?
- Местна конферентна зала
- Конгресен център извън града
- Парк или друго зона на открито, близо до града
- Парк или друго зона на открито, извън града
- Друго
Предложените възможни отговори, естествено, зависят и от тематиката на събитието, както и евентуални съпътстващи детайли като например изложение с щандове и др.
В какъв ден от седмицата би било най-удобно за Вас да се включите в конференцията?
- Понеделник
- Вторник
- Сряда
- Четвъртък
- Петък
- Събота
- Неделя
Могат да се предложат и други възможности, например уикенд, когато става дума за двудневни или по-дълги конференции.
Кое е предпочитаното от Вас време за участие във форума?
- Сутрин
- Следобед
- Вечер
- Нямам предпочитания
Ако регистрацията Ви предвижда участие в заключителната вечеря, какъв тип вечеря предпочитате:
- Бюфет
- Класическа сервирана вечеря
За да предвидим броя на местата в залата, кафетата в кафе-паузата и печатните материали, добре е да знаем и за появата на „неканени“ гости:
Бихте ли довели със себе си и свой познат на това събитие?
- Да
- Може би
- Не
Оценка след събитие
Дали проведеното събитие е било успешно? Този въпрос не дава мира на всеки организатор след изпращането на последните гости. Уеб-анкетата дава отговора на този въпрос доста по-бързо от хартиените формуляри. Чрез софтуерното уеб-базирано проучване можем да попитаме участниците дали всичко е било добре организирано, дали са имали добър достъп до храни, напитки и интернет, дали лекторите са се представили на ниво…
След като благодарим подобаващо на гостите за отделеното време и внимание, можем да потърсим техните впечатления за различни аспекти от конференцията чрез серия въпроси така.
Как бихте оценили събитието като цяло?
Отлично Мн. добро Добро Задоволително Слабо Ужасно
Моля, оценете поотоделно следните аспекти от форума:
Отлично Добро Средно Слабо Лошо
Програма от лекции
Забавления
Храни и напитки
Паркинг
Лектори
Удобство на мястото
Цени
Изложение “
Предвид впечатленията си от конференцията, бихте ли участващи в следващо издание на форума?
- Много вероятно
- Донякъде вероятно
- Малко вероятно
Можем да зададем и няколко отворени въпроса, от които да очакваме относително конкретна обратна връзка, като например:
Коя част от събитието Ви хареса най-много?
Коя част от форума Ви хареса най-малко?
Коя презентация Ви беше най-интересна?
Коя презентация намирате за най-полезна?
Оценка на конферентна сесия
Когато една конференция съдържа няколко сесии с презентации, за организатора е ценно да знае кои от сесиите са предизвикали най-много интерес. Обратната връзка за сесиите може да се събира след края на мероприятието или непосредствено след всяка отделна сесия. В първия случай можем да разчитаме и на цялостните впечатления и възможността на гостите да сравнят различните сесии, а във втория случай използваме факта, че впечатленията са „пресни“ и непосредствени. Ето няколко примерни въпроса:
Моля изберете деня, часа и темата на сесията:
Ден:
Време:
Тема:
Моля, оценете следните аспекти на съдържанието на сесията:
Отлично Добро Средно Слабо Лошо
Съответствие с очакванията
Ниво на лекторите
Времетраене на сесията
Оборудване и техника
Материали и помагала „
Моля, оценете презентантора:
Отлично Добро Средно Слабо Лошо
Знания по темата
Презентационни умения
отговаряне на въпросите „
Оценяване на тренинги и обучения
При тренинги и обучения очакванията на аудиторията са по-специфични, тъй като самата същност на мероприятието предполага да бъде предадено знание. Освен това в повечето случаи обученията са платени (докато много от конференциите се финансират чрез спонсорство). За да узнаем дали очакванията са удовлетворени, ето какво можем да запитаме гостите.
Като цяло как оценявате лекционното занятие?
Отлично Мн. добро Задоволително Слабо Лошо“
Моля, оценете преподавателя по следните критерии:
Отлично Добро Средно Слабо Лошо
Знания по темата
Цялостно разбиране за материята
Презентационни умения
Отговаряне на поставените въпроси
Провокиране на въпроси
Оказана индивидуална помощ
Подготвеност за конкретната аудитория
Професионално излъчване
Обратна връзка от лектора
Моля, оценете лекционната сесия:
Отлично Добро Средно Слабо Лошо
Покриване на очакванията
Ниво на инструктаж
Времетраене
Спазване на програмата
Техника и оборудване
Учебни помагала
Моля, оценете образователния процес на организацията:
Отлично Добро Средно Слабо Лошо
Регистрационна процедура
График и програма
избор на място
Паркинг и удобства
Храни и напитки
Цени
Предвид впечатленията си от обучението, бихте ли участващи в други подобни образователни инициативи?
- Много вероятно
- Донякъде вероятно
- Малко вероятно
И тук можем да зададем и няколко отворени въпроса, като например коя част от обучението е била най-интересна, коя – най-полезна, кой преподавател е бил най-атрактивен и др.