Подготовката преди конструирането на анкета е изключително важна за успеха на всяко проучване. Нужно е да се отговори на няколко ключови въпроса, още преди да се започне дефинирането на конкретните запитвания във въпросника. Тази предварителна подготовка е критична за постигането на добри резултати. Именно с подобна основа могат да се определят най-подходящите дизайн, формат и въпроси.
Каква информация е нужна
Подготовката на всеки въпросник започва с яснотата колко и каква информация е нужна, за да се постигне целта на проучването. Важно е да се предвидят количеството и качеството информация, която трябва да се добие като краен резултат.
Преди човек да се залови да дефинира въпросите, добре е да е наясно с това какво иска да „чуе“ чрез своето проучване. Най-лесно е да се подреди списък с конкретната информация, търсена чрез анкетата.
Добра идея е също така предварително да се предвиди какъв вид ще има добитата информация. Какъв доклад ще се изготви, какви графики и таблици ще има в него?
Коя е целевата група
Ключов фактор е целевата група, която е обект на изследване в проучването. Тя трябва да е пределно ясна, с всички подкатегории и подгрупи, с всички особености – възрастови, географски, професионални и т.н.
Възможни са, общо взето, два варианта:
Провеждане на проучването с участие на цялата изследвана група (например анкета сред всички служители на дадена компания), или
Проучване сред извадка от изследваната група (например анкета сред представителна част от електроинженерите в страната).
При работа с извадка е желателно да има яснота за обема и параметрите на цялата изследваната група – например какъв е общият брой на хората, за които се прави проучването, какви са възрастовите граници, съотношението мъже-жени, географското им разпределение, разпределението на различни под-групи. Параметрите на извадката трябва да съответстват на съотношенията в цялата изследвана общност.
Броят на респондентите също е от значение при извадките. Колкото по-голям е броят на отговорилите, толкова по-малка ще е статистическата грешка в резултатите. Например, ако се изследва група от 10 хиляди души, проучването сред 1000 от тях ще даде около 3% грешка, сред 400 души – 5% грешка, а сред 100 човека – над 10% грешка.
Колко лесно им е да отговорят
Добре е да се помисли доколко лесно или трудно е за респондентите да говорят по изследваните теми и да предоставят данни. Ако спецификата на темите е такава, че на анкетираните би било трудно да говорят, да оценят или да предоставят данни, то по-добре е д се потърси друг начин да се добие тази информация.
Как ще се анализира събраната информация
Съвременните технологии предлагат мощен арсенал от средства за анализ на събраните данни. Изборът е въпрос на удобство и до известна степен на налични ресурси, свързани с боравенето и обработката на информацията.
Как ще се разпространява анкетата
Когато става дума за уеб проучвания, отговорът изглежда лесен, но все пак трябва да се помисли кой от всички онлайн подходи би бил най-ефикасният начин за разпространяване на анкетата, за да се достигне най-добре до точните респонденти.
Единен уеб линк с връзка към въпросника би бил удачен за събиране на напълно анонимни отговори.
Електронната поща е добър вариант за достигане до точно определена база от респонденти – служители на фирма, клиенти на даден продукт и т.н.
Уебсайтът е място, където онлайн анкетата ще се „прицели“ в аудитория, обединена от общ признак – например темата на самия уебсайт.
Споделянето във Facebook или други социални мрежи би било удачно за сондиране на мнения сред определена общност – фен-клуб на дадена марка или продукт, приятелски кръг.
Полза за респондентите
Каква ще е ползата за респондентите от това, че участват в проучването? Този въпрос не е за подценяване.
Желателно е в проучването – или в придружаващото електронно писмо – да им бъде разяснено какво ще допринесат със своите отговори. Например, „Вашите отговори ще бъдат използвани за подобряване на качеството на обслужване в нашите центрове“ би било едно добро оправдание да вложат няколко минути от личното си време в попълване на въпросника.
В зависимост от възможностите и целите си някои инициатори на уеб-проучвания си позволяват и да дадат награда за попълването на въпросника. Това може да бъде дребна предметна награда, например билет за участие в масово мероприятие, или теглене на томбола с подаръци. Обичайно подобни награди осезаемо повишават степента на участие в проучването.
Определяне на последователност
При съставянето на въпросника е от съществено значение да се помисли за това дали дадена група въпроси няма да повлияе на това как респондентите ще отговорят на следваща група въпроси. Подобни въздействия биха изкривили крайния резултат. Понякога поднасянето на твърде много информация, или дори самият начин на представяне на целите на проучването, може да създаде предварителна нагласа у респондентите. Тази „предразположеност“ би довела до неминуемо отклонение.
Някои експерти препоръчват началото на въпросника да се оформи с оценъчни въпроси – такива, които търсят лично мнение и отношение. Това в повечето случаи действа предразполагащо.
Неписано правило е „паспортните“ въпроси да остават за края на въпросника – такива, свързани с възраст, пол, местоживеене и др.
Винаги е добре дошло в началото на анкетата да има кратко въведение, обясняващо същността на проекта и нуждата от проучването. Аналогично, в края на текста е хубаво да има финално „Благодарим Ви“!
Времето е важно
Хубаво е да се помни, че анкетите е добре да са кратки, бързи, да не отнемат много време. „Идеалният“ вариант е онлайн проучването да трае около пет минути. Ако приемем, че за една минута човек отговаря на около 3-4 въпроса, това означава, че за 5 минути той може да попълни въпросник с 15 запитвания. Всеки отворен въпрос (с поле за свободен текст) отнема време колкото 3-5 затворени въпроса.
Свеждането на времето за попълване до възможно най-кратък интервал е голям съюзник в провеждането на проучвания. Затова, когато въпросите са дефинирани и вече готови за изпращане, е добре те да бъдат прегледани веднъж изцяло от гледна точка на времето, което ще отнемат. Най-добрият начин това да се случи е да се проиграе „тренировъчно“ попълването им от друг човек (например колега, приятел).
Предварително тестване на анкетата
И ако дотук всичко казано засяга съображения, които трябва да се имат предвид преди написването на въпросите, има и една стъпка, която е важно да се изпълни след тяхното формулиране и преди изпращането им на респондентите.
Предварителното тестване на въпросника може да разкрие важни слабости, на пръв поглед недоловими за съставителя на анкетата. За да се избегнат, добре е няколко „тестери“ да изпробват анкетата. Има ли места, където не са сигурни какво да отговорят? Има ли нещо неясно или смущаващо в питанията? Дали някой от въпросите не е породил у тях зачудване? Дали са разбрали добре какво се иска от тях? А дали тяхната гледна точка не е такава, която изобщо не е покрита от предвидените въпроси? Предварителното тестване помага да се „изчистят“ възможните моменти на колебание, смущение, несигурност у респондентите – и изкривяванията на отговорите им.
След тази стъпка анкетата е готова да полети към своите респонденти.