Поканата по електронна поща за участие в уеб-базирано проучване играе ключова роля в убеждаването на целевата аудитория, което е от критично значение за ефекта от самото изследване. Предлагаме ви няколко полезни практики за написването на коректна и ефективна покана за участие.
Респондентите трябва да са съгласни да получат е-писмото
Най-добре е поканата да се изпрати до имейл адресите на хора, предварително дали съгласието си да получават подобен род съобщения от инициатора на проучването. Добре е той да се постарае да им напомни как е станало това. Например, с встъплението от рода на: „Като посетител на нашия щанд по време на изложението „Нови технологии в машиностроенето“ Вие бяхте избран да участвате в нашето проучване на задоволството от изложбата“, или „В качеството Ви на ценен наш служител Ви каним да се включите в проучване за оценка на нивото на задоволство на служителите“.
Препоръчително е да не се изпращат писма до настоящи или някогашни потребители, които не са дали съгласието си да участват в подобна комуникация с фирмата. Рисковано е и да се използват готови (купени) списъци с имейл адреси, поради опасност писмата да се възприемат като СПАМ, а това да се отрази негативно върху имиджа на вашата организация.
Името на организацията трябва да фигурира в заглавието на писмото
Получателите ще се чувстват спокойно, ако са пределно наясно от кого получават анкетата. Затова в заглавието на писмото е добре да се упоменете име на фирмата по ясен и лесно разпознаваем начин. Например, „Violet Flowers” търси обратна връзка от Вас“, или „Часовници Боков“ се интересува от вашето мнение“.
Не е добра идея да се използва примамлива, но невярна или подвеждаща информация. Това може да да навреди на имиджа на организацията и със сигурност ще откаже мнозина от попълване на анкетата.
Дори в случаите, когато маркетингова организация провежда изследването от името на свой клиент, е важно това да бъде посочено ясно и недвусмислено.
Особено внимание е нужно към спам-филтрите
При формулирането на заглавието е желателно да се избягва използването на думи и знаци, заради които писмото може да бъде блокирано от спам-филтрите.
Използването на текст само с главни букви е един от факторите, които ги активират. А дори и това да не се случи, писането с главни букви се асоциира с „викане“ и „крещене“ сред интернет потребителите.
Добре е да се избягва и употребата на удивителни знаци, доларови символи и думи, които привличат вниманието на спам-филтрите като „важно съобщение“, „безплатно“, „спечелете“, „пари“ и др.
Персонализацията е ценен съюзник
Включването на лична информация, като например името на получателя, е добре дошло навсякъде, където е възможно. Традиционно проучванията чрез електронна поща не се възприемат като анонимни. Организациите могат да се възползват това, за да създадат у респондента чувство за особено внимание към неговата личност.
Уверение в безопасността на предоставената информация
При всяко проучване е важно респондентите да бъдат убедени в анонимността и неприкосновеността на данните си. В случая с електронните писма не е редно да се говори за анонимност. Но е от също толкова голямо значение респондентите да бъдат убедени, че няма вероятност да се злоупотреби с информацията, която предоставят. Те трябва да са уверени, че мненията им и данните им няма да бъдат използвани по начин, който не желаят.
Въпреки липсата на анонимност, организаторите на проучването могат да подчертаят, че ще бъде запазена пълна дискретност. Едно изречение по този въпрос е повече от желателно – и в текста на електронното писмо, и в първите, встъпителни изречения на самото изследване.
Благодарността не е за криене
Сякаш е излишно да се казва, но все пак – хубаво е да се изкаже благодарност към респондентите! Те отделят от времето си, било то лично или служебно, за да направят услуга – заслужават признателност!
Ясно указване на целта на проучването
От ключово значение е изрично да се упомене целта на проучването. Нека респондентите знаят как тяхното участие в анкетата ще доведе до нещо положително. Чудесно е да им се обясни как ще се използва резултатите. Например, „Вашите отговори ще ни помогнат да повишим нивото на образователните услуги, които предлагаме“, или „Събраните чрез проучването данни ще бъдат използвани за подобряване на съдържанието на нашия уебсайт“.
От друга страна е хубаво да се избягва навлизането в конкретика. Колкото по-общо звучи описанието, толкова повече хора ще се почувстват ангажирани.
Колко време ще отнеме – нека е ясно
Хубаво е да се посочи колко време отнема попълването на анкетата. Общо взето за една минута респондентът може да отговори на 5 затворени въпроса или на около два отворени.
Не е достатъчно да се каже, че проучването е „бързо“ или „кратко“. Тези понятия са относителни. За предпочитане е посочване на конкретния времеви интервал, например „Попълването на анкетата ще ви отнеме 5 минути“.
Изрично посочване на крайния срок
За участниците трябва да е ясно с колко време разполагат, за да се включат. Някои от тях ще предпочетат да попълнят въпросника веднага. Други може да нямат възможност да го сторят на момента и да искат да отложат попълването. Важно е да имат тази възможност. От съществено значение е да се посочи кога най-късно могат да попълнят и изпратят анкетата.
Яснота относно наградата
Някои организатори на проучвания понякога преценяват, че е добре да дадат награда на някои от респондентите – стимул за по-голямо участие. Ако попълването на анкетата е свързано с получаването на такъв бонус, това трябва да става ясно от писмото. Вътре следва да е описано кратко, стегнато и ясно кой, кога и как ще получи награда. Най-добре е правилата за получаването й да бъдат описани в отделен уеб-документ и в писмото да бъде включен линк към него.
Възможност за отписване от адресната база
Може да звучи неприятно за този, който провежда проучването, но е факт – винаги може да се окаже, че има респонденти, които не искат да получават повече анкети. Те трябва да имат възможност да дадат ясна индикация за това. Желателно е възможността за отписване (opt-out) да бъде представена ясно. И да работи.
Контакти с организатора на проучването
Респондентите на всяка цена трябва да имат възможност да влязат във връзка с организатора на изследването. Възможно е да имат технически въпроси относно попълването. Не е изключено да имат колебания относно значението на дадено твърдение във въпросника. Затова възможността за обратна връзка не бива да се подценява.
Краткост
След този дълъг списък с арсенал от съвети и препоръки е трудно да се говори за краткост, но все пак е добре инициаторът на анкета да се стреми към стегнатост на съобщението. Нормален е стремежът на организатора да обясни пространно всичко за своето изследване. Ала хората пред компютрите имат няколко секунди, за да решат да участват или не. Те трябва да могат „за миг“ да узнаят защо, за кого, колко дълго и какво точно ще правят.