360-градусовата обратна връзка, наричана още метод 360 или оценка 360 градуса, събира оценки за работното поведение на един човек от няколко страни: от прекия му ръководител, колегите, подчинените му, а понякога и от клиенти, заедно с неговата самооценка. Когато се провежда онлайн, въпросникът рядко е слабото място. Често срещаните грешки при 360-градусовата обратна връзка са другаде: в целта, в обещаното на оценяващите за това кой ще вижда отговорите им и в това, което следва, след като човекът получи резултатите. Статията е за всеки, който организира такава обратна връзка в малка или средна фирма. В нея са описани осем грешки с решение за всяка, а след тях стъпките за Survey.bg, където няма модул за 360 градуса и част от работата вършите на ръка.
Най-важното
- Първо определете целта и кой ще обсъди резултатите с човека: след 360 градуса оценките средно се подобряват само малко, а дали ще се подобрят, решава това, което следва.
- Използвайте обратната връзка за развитие, а не за решения за заплати и повишения.
- Не обещавайте на оценяващите анонимност. Резултатите се показват по групи и само при поне трима отговорили; оценката на прекия ръководител е разпознаваема, а един коментар може да издаде автора си.
- Survey.bg няма отчет за 360 градуса: копирате анкетата за всеки оценяван, питате в първия въпрос за връзката на оценяващия с него и филтрирате по групи, като сами проверявате броя на отговорите във всяка.
Грешка 1: започвате без ясна цел
Преди да напишете и един въпрос, запишете какво трябва да направи оценяваният с резултатите и кой ще ги обсъди с него. Ако няма кой, не започвайте още: може би ще ви свърши работа някой от другите видове проучвания сред служителите. „И другите фирми го правят“ не е цел.
Преглед на 24 изследвания, проследили хора след 360-градусова обратна връзка, установява, че по-късните им оценки от подчинени, колеги и ръководители се подобряват, но като цяло само малко (Smither, London и Reilly, 2005). Авторите очакват по-голямо подобрение там, където човекът приема, че промяна е нужна, вярва, че тя е възможна, поставя си цели и действа.
Обратната връзка не е и безобидна. В изследванията на обратна връзка от всякакъв вид, а не само на 360 градуса, представянето в работата средно се е подобрило, но над една трета от изследваните интервенции с обратна връзка са го влошили (Kluger и DeNisi, 1996).
Грешка 2: използвате резултатите за заплати, повишения или уволнения
Не обвързвайте 360-градусовата обратна връзка с увеличения на заплати, повишения и уволнения и го кажете, преди да започне. Оценките, събирани за такива решения, излизат забележимо по-снизходителни от оценките, събирани за развитие (Jawahar и Williams, 1997, преглед на по-ранни изследвания), а снизходителната оценка не казва на човека нищо, по което да работи.
На практика я провеждайте извън периода, в който се преразглеждат заплатите.
Грешка 3: обещавате на оценяващите анонимност вместо поверителност
360-градусовата обратна връзка може най-много да бъде поверителна, но никога анонимна. Анонимно означава, че никой не може да свърже отговор с човека, който го е дал; поверително означава, че някой може, а вие ограничавате кой именно (вижте по какво се различават анонимно и поверително). Затова не обещавайте анонимност. Напишете на оценяващите кой вижда индивидуалните отговори и в какъв вид оценяваният получава резултатите, например:
Оценките ви стигат до Мария само като резултати по групи: на колегите заедно, на подчинените ѝ заедно и никога с име. Група се показва само ако в нея са отговорили поне трима души. Оценката на прекия ѝ ръководител се показва отделно, така че Мария ще знае чия е. Коментарите се предават дословно, без имена; в малък екип тя все пак може да познае кой е написал някой от тях. Индивидуалните отговори вижда само Даниела Христова от отдел „Човешки ресурси“.
Група с по-малко от трима отговорили се обединява с друга (колегите и подчинените стават „колеги“) или отпада. Прекият ръководител е един, затова оценката му е разпознаваема поначало, а и самооценката се чете като отговор на един човек: кажете го ясно и на ръководителя, и на оценявания.
Ако ще обобщавате коментарите, напишете „обобщено“ вместо „дословно“. Последното изречение трябва да назове поименно всеки, който може да отвори резултатите на анкетата. В акаунт на екип това е всеки член на екипа и тогава изречението гласи: „Индивидуалните отговори вижда само екипът по човешки ресурси (Даниела Христова и двамата ѝ колеги).“
В статиите на този сайт за обикновените анкети сред служителите правилото е минимум от 10 отговора, преди да покажете група. При 360 градуса той рядко се достига: малцина имат 10 преки подчинени, а още по-малко са хората с 10 колеги, видели работата им отблизо. Обичайният минимум в практиката е трима и той защитава по-слабо. При трима души оценяваният в малък екип знае кого сте питали; ако и тримата са дали една и съща оценка, резултатът на групата е отговорът на всеки от тях; а един коментар може да бъде разпознат по изказа или по случката, която описва. Survey.bg не налага нито единия, нито другия минимум: сами проверявате броя на отговорите във всяка група.
В Survey.bg всеки, който може да отвори анкетата, вижда всеки отговор изцяло, с датата и часа му, така че при петима оценяващи често може да познае чий е. При покани по имейл с включено следене на отговорите (по подразбиране то е изключено) всеки отговор е свързан и с адреса на оценяващия, а бележка в края на поканата му го съобщава: при 360 градуса оставете следенето изключено. В много държави за данните на служителите важат отделни правила; проверете кои се отнасят до вас.
Грешка 4: предавате коментарите на оценявания без план
Решете преди анкетата дали коментарите стигат до оценявания дословно или обобщено и кажете на оценяващите кое от двете сте избрали.
Дословно, без имена, е честно само ако оценяващите са го знаели предварително. В малка група обобщението е по-безопасният избор, макар и не напълно безопасен: водещият (човекът, който води процеса) групира коментарите по теми, цитира само изречения, които биха могли да напишат няколко души, и преразказва всичко, което описва един конкретен случай.
В самата анкета помолете оценяващите да описват поведение, което са виждали повече от веднъж, и да не назовават колеги.
В Survey.bg разделът „Анализ“ и неговият PDF показват всеки коментар с датата му, а в група от трима датата може да посочи автора; в „Свали като Excel“ коментарите са без дати.
Грешка 5: не казвате на оценявания и на оценяващите какво предстои
Преди да изпратите който и да е линк, кажете на оценявания кои групи ще го оценяват и кога ще получи резултатите. На оценяващите кажете защо се събира обратната връзка, за какво ще се използва и за какво не, както и кой какво ще вижда. Нека съобщението дойде от човек, за когото оценяващите знаят, че стои зад начинанието; в него обяснете с един ред скалата и за какво служи отговорът „не мога да преценя“.
Сложете същия текст в началото на анкетата и в поканата: вижте какво да пише във въведението на анкетата и как да напишете и изпратите поканата по имейл.
Грешка 6: каните твърде малко оценяващи или само близки до оценявания хора
Нека оценяваният предложи кой да го оценява, а прекият му ръководител или водещият да одобри списъка и да го допълни. Избирайте хора, които са работили с него достатъчно дълго, за да са видели поведението, за което питате.
Едно изследване анализира оценките на няколко хиляди мениджъри, всеки от тях оценен от ръководители, колеги, подчинени и от самия себе си. Повече от половината от разликите между оценките се дължат на отделния оценяващ, а на самия оценяван мениджър – под половината от този дял (Scullen, Mount и Goff, 2000). Затова четете резултата на група, никога единична оценка.
Една група се показва при поне трима отговорили, затова канете повече от трима: не всички отговарят. Организацията Center for Creative Leadership изисква за един от своите инструменти за 360 градуса поне трима оценяващи в група и препоръчва петима.
Грешка 7: задавате въпроси, които не отговарят на длъжността
Питайте за поведение, което оценяващият може да наблюдава на тази длъжност, и то с едни и същи думи за всяка група, която отговаря на въпроса, за да могат групите да се сравняват. Дайте на всеки въпрос с оценка отговор „не мога да преценя“, за да не се налага никой да гадае. И махнете това, което не се отнася до длъжността: готовият шаблон е начало, а не вашият въпросник.
Грешка 8: давате резултатите без разговор
Дайте резултатите на човека в разговор с прекия му ръководител, с коуч или с HR, а не като файл по имейла. Хората, получили по-неблагоприятни оценки, по-често са смятали обратната връзка за по-неточна и са реагирали отрицателно, а реагиралите отрицателно са я намирали за по-малко полезна (Brett и Atwater, 2001). Точно в разговора тази реакция може да бъде забелязана.
Завършете разговора с едно до три неща, които човекът ще направи, запишете ги и определете дата, на която ще ги прегледате отново.
Решете преди анкетата кой получава отчета и го обявете. Оценяваният го получава винаги; прекият му ръководител – само ако сте го обявили. Екипът – никога.
Как се организира 360-градусова обратна връзка в Survey.bg и какво правите на ръка
Survey.bg няма модул за 360 градуса: няма отчет за отделния човек, няма средна оценка по групи и няма минимален брой за група.
- В „Нова анкета“ изберете „Използвай експертен шаблон“ и отбележете „360-Градуса обратна връзка“. Въпросите можете да разгледате предварително на страницата на шаблона за 360-градусова обратна връзка: 29 въпроса в три части.
- Анкетата има един линк за всички оценяващи, затова започва с въпрос за връзката им с оценявания. В шаблона той вече го има („Един отговор само“) и пита кого оценявате: подчинените на оценявания избират „Мениджър“, ръководителят му – „Подчинен“, а колегите – „Колега“. Въпросът обаче е на една страница с частта за мениджър, а правилата действат едва при преминаване към следващата страница, затова го преместете сами на нова първа страница, а празната последна страница на шаблона изтрийте. После в раздела „Логика на анкетата“ добавете към него правила „Скрий следната страница“, така че всеки оценяващ да вижда само страниците, предназначени за неговата група.
- Сложете текста за оценяващите (от „Грешка 3“) най-отгоре, в блок „Секция с описание“.
- Направете копие за всеки оценяван („Използвай предишна анкета“, после „Копирай анкета“) с неговото име в заглавието и в текста най-отгоре. Копието запазва въпросите и логиката, а всяко активно копие се брои към активните анкети на плана ви: вижте какво включва всеки план.
- Изпратете общия линк на всяко копие („Линк към анкетата“) на хората, които оценяват този човек, от собствената си поща или използвайте „Изпрати по имейл“ с изключено следене на отговорите. Всеки имейл, изпратен от Survey.bg, се брои към месечния брой покани, включително повторната покана до същите хора: в безплатния план поканите са 50 на месец.
- С общ линк нищо не показва кой е отговорил: в записа на отговора остава държавата, но не и IP адресът, линкът може да бъде препратен и нищо освен настройката по подразбиране за едно попълване от едно устройство (бисквитка в браузъра на оценяващия) не открива втори отговор от същия човек. Затова сравнете броя на отговорите във всяка група с броя на поканените, а ако някои липсват, изпратете повторна покана до всички, с благодарност към вече отговорилите.
- В „Управление на филтри“ създайте по един филтър за всяка група („Покажи само отговори където“: първият въпрос има отговора на тази група), и то във всяко копие, защото филтрите не се копират. Приложете го в раздела „Анализ“. Матричният въпрос („Матрици“) се показва като брой и процент на всеки ред, без средна оценка; „Общо“ на реда е броят на оценяващите от групата, отговорили на него, включително с „не мога да преценя“. При по-малко от трима отговорили не показвайте групата отделно: направете един филтър за колегите и подчинените заедно.
- За разговора въведете в „Покажи само въпроси“ на всеки филтър номерата само на въпросите с оценки и използвайте „Свали като PDF“, който следва филтъра; обобщението на коментарите направете от „Свали като Excel“. Оценяваният няма собствен достъп до резултатите. Не му давайте „Индивидуални отговори“ и никога не включвайте „Резултатите от анкетата са публични“: тази настройка показва всеки отговор и всеки коментар на всеки, който има линка.
Накратко
360-градусовата обратна връзка си струва, когато има цел, разговор накрая и време и за двете. Кажете на оценяващите истината за това кой какво вижда: обратната връзка е поверителна, резултатите се дават по групи, а оценката на прекия ръководител е разпознаваема. В Survey.bg групирането, броенето и предаването на резултатите са ваша работа. За начало разгледайте готовия шаблон по-долу и пригодете въпросите му към длъжността на оценявания.
Готов шаблон: 360-градусова обратна връзка
29 въпроса в три части: за мениджър, за подчинен и за колега, след първи въпрос кого оценявате. Направете отделно копие за всеки оценяван.
Вижте шаблона