Как да изпратим покана по електронната поща за участие в проучване

Поканата за участие в проучване по имейл върши работа, когато получателят разбира за няколко секунди кой му пише, защо точно на него, за какво е анкетата, колко време отнема, докога е отворена и кой ще вижда отговорите. Статията е за всеки, който изпраща анкета до собствен списък с адреси: клиенти, служители, членове на организация, посетители на събитие или ученици. В нея ще намерите какво да пише в поканата, с примерен текст, който да пригодите, и как да я изпратите от Survey.bg. Там пишете съобщението сами и добавяте линка към анкетата с кратък код в текста. Преди да изпратите, решавате дали да включите следенето на отговорите: само тогава по-късно ще можете да пишете отново единствено на хората, които не са отворили линка си.

Най-важното

• Канете само хора, които очакват да им пишете, и още в първите редове кажете кои сте и защо се обръщате точно към тях.
• Сложете името на организацията си в темата на имейла: поканата пристига от адреса на Survey.bg, а не от вашия.
• Пишете кратко: за какво ще послужат отговорите, колко време наистина отнема анкетата и докога е отворена.
• Не обещавайте анонимност. Кажете кой ще вижда индивидуалните отговори и че резултатите се отчитат само обобщено.
• Следенето на отговорите е изключено по подразбиране. Включете го, преди да изпратите, ако искате после да пишете само на хората, които не са отворили линка си; това второ писмо изпращате сами, ръчно.

Кого да поканите и кого не

Канете хора, които сами са ви дали адреса си и няма да се изненадат, че им пишете: клиенти, служители, членове, регистрирани посетители. Не използвайте купен или чужд списък. Същото искат от всеки подател и доставчиците на имейл услуги: указанията на Google за подателите на имейли казват да пишете само на хора, които искат съобщенията ви, и да не купувате адреси. Това е правило на доставчик, а не закон. Правилата за съгласие за получаване на имейли са различни в различните държави; проверете кои важат за вас.

Хората, които не ви познават, изтриват поканата или я отбелязват като спам, а точно тези оплаквания доставчиците отчитат в ущърб на подателя.

Почистете списъка, преди да го заредите: по един ред на човек, с актуален адрес. Survey.bg не показва до кои адреси поканата не е стигнала, така че грешките в остарял списък остават незабелязани. А ако хората, които ви трябват, изобщо не са в списъка, започнете от това как да стигнете до хората, за които е анкетата.

Какво да пише в поканата за участие в анкета

Пишете кратко. В рандомизираните изпитвания, обобщени в прегледа на Cochrane на Edwards и колеги (2023), кратката покана по имейл е получила чувствително повече отговори от подробната (отношение на шансовете 3,26, с широк доверителен интервал; стойност над 1 означава повече отговори).

Темата на имейла: името ви и за какво питате

Напишете името на организацията си и за какво питате, например „Цветарница Теменуга: 3 минути за поръчката ви през октомври“. Поканата пристига от адреса за поддръжка на Survey.bg и това не може да се промени. Затова без името ви в темата получателят няма как да разбере кой му пише, преди да отвори имейла.

Темата трябва да е и вярна: без „Re:“ на първо писмо, без измислена спешност, без награда, каквато няма. Избягвайте текст само с главни букви и поредици от удивителни знаци, защото с тях поканата прилича на реклама.

Първите редове: кои сте и защо пишете точно на този човек

Започнете с това кои сте и как сте избрали получателя: „Пишем ви, защото посетихте нашия щанд на тазгодишното изложение за машиностроене“ или „Каним всички служители на фирмата да участват“. Когато агенция провежда проучването от името на свой клиент, посочете и агенцията, и клиента. За анкета след изложение или конференция вижте и какво да питате участниците след събитие.

В изпитванията от прегледа на Cochrane персонализираната покана е повишила отговорите (отношение на шансовете 1,24), а обръщението по име е най-обичайният начин да я персонализирате. Използвайте го само ако във всеки ред на списъка ви има име: където то липсва, обръщението излиза без име („Здравейте, ,“). Името показва на получателя и че знаете кой е, а това е още една причина да кажете кой ще вижда отговорите.

Цел, време за попълване и краен срок

Кажете с едно конкретно изречение за какво ще послужат отговорите: „По вашите отговори ще определим работното време за догодина“, а не „за да подобрим услугите си“. Предложете обобщение на резултатите, ако наистина ще го изпратите: в изпитванията поканите, които предлагат резултатите, са получили повече отговори, както и анкетите на по-интересна тема.

Посочете истинското време за попълване: попълнете анкетата сами, засечете колко ви отнема и напишете това число. Ако ви се вижда много, съкратете анкетата, а не числото. В изпитванията по-кратките анкети са получили повече отговори, макар че резултатите на отделните изпитвания се различават силно.

Напишете крайната дата, а не „скоро“: в изпитванията посоченият краен срок е повишил отговорите умерено (отношение на шансовете 1,18).

Ако предлагате стимул, например награда или томбола, кажете какъв е, кой го получава и къде са условията за участие. За томболите с награди може да важат отделни правила; проверете кои се отнасят до вас. Стимулът носи повече отговори, но не непременно по-представителни.

Кой ще вижда отговорите

Кажете кой ще вижда индивидуалните отговори и как ще отчетете резултатите, и не наричайте анкетата анонимна. Образец, който да пригодите: „Индивидуалните отговори ще вижда само екипът по човешки ресурси. Отчитаме резултатите само обобщено, за групи от поне 10 души.“ Survey.bg не налага минимален брой, затова сами проверявайте колко души има във всяка група, преди да споделите разбивка. Когато хората знаят това, отговарят и по-охотно.

Анонимно означава, че никой, включително вие, не може да свърже отговор с човека, който го е дал. Поверително означава, че бихте могли, но ограничавате кой вижда индивидуалните отговори и публикувате само резултати, по които никой не може да бъде разпознат. Поканата отива на адреса на конкретен човек, а малък екип, коментар или поле за контакт и без това могат да издадат кой е отговорил. Вижте и раздела анонимно или поверително: какво можете честно да обещаете в статията за чувствителните въпроси.

Дали самият инструмент свързва отговора с адрес, зависи от една настройка (вижте „Следене на отговорите: решете, преди да изпратите“). Ако тя е включена, кажете го в поканата: „Виждаме кой е отворил линка към анкетата в поканата си и от кой адрес е дошъл всеки отговор, за да пишем отново само на хората, които не са отворили своя линк.“ Кажете същото и в началото на самата анкета: вижте какво да пише във въведението на анкетата.

Линкът, лице за контакт и благодарност

Сложете линка на отделен ред. Напишете в самото съобщение име и адрес за въпроси. Писмата, с които получателите отговарят на поканата, пристигат на имейла за обратна връзка, който въвеждате към съобщението. Завършете с благодарност.

Survey.bg добавя към всяка покана линк за отписване, така че не е нужно да го слагате вие. Ако някой ви помоли да не му пишете повече, махнете го от списъка сами.

Примерна покана за участие в анкета

Ето цяло съобщение за анкета сред клиенти, както го въвеждате в „Създай ново съобщение“: Survey.bg заменя {name} с името на получателя и {surveyLink} с линка и добавя накрая свой служебен текст.

Тема: Цветарница Теменуга: 3 минути за поръчката ви през октомври

Здравейте, {name},

Този месец поръчахте цветя от Цветарница Теменуга. Питаме всеки клиент, поръчал през октомври, как е минала поръчката му. По вашите отговори ще решим какво да променим в доставките през следващия сезон.

Анкетата има 8 въпроса и отнема около 3 минути. Отворена е до 31 октомври.

Индивидуалните отговори ще вижда само екипът ни за обслужване на клиенти. Отчитаме резултатите само обобщено, за групи от поне 10 клиенти.

{surveyLink}

Имате въпроси? Пишете на [email protected] или отговорете на това писмо.

Благодарим ви,
Елена Георгиева, Цветарница Теменуга

Всички числа и имена са примерни, а трите минути са измерени с попълване на анкетата, а не изчислени от броя на въпросите. При включено следене на отговорите добавете изречението от „Кой ще вижда отговорите“.

Как да изпратите поканата по имейл от Survey.bg, стъпка по стъпка

1. Активирайте анкетата. В раздела „Настройки“ на анкетата отбележете „Активна“. Линкът към неактивна анкета води до съобщение, че страницата не е намерена.
2. Заредете адресите. В „Инструменти“ отворете „Имейл списъци“, създайте списък и с „Добави адреси“ въведете получателите по един на ред, със запетаи между данните (адрес, име и до пет допълнителни стойности, например отдел). Другият начин е „Качи файл“: CSV файл, чийто първи ред съдържа имената на колоните address, name и value1 до value5. Ако дори един адрес във файла е невалиден, не се зарежда нищо, а съобщението за грешка посочва реда на този адрес, без да брои заглавния ред.
3. Напишете съобщението. В „Инструменти“ отворете „Имейл съобщения“ и изберете „Създай ново съобщение“. Готов текст няма, а темата се въвежда в полето „Относно“. Сложете {surveyLink} там, където трябва да е линкът: без него съобщението тръгва без линк. В обръщението {name} изписва името на получателя така, както е в списъка ви. Във „Вашите данни за контакт“ въведете името си и имейл за обратна връзка. Полето „Телефон“ оставете празно, освен ако искате номерът да стигне до всеки получател: Survey.bg го изписва в края на всяка покана.
4. Какво добавя Survey.bg. Всяка покана завършва със служебен текст на езика на акаунта ви, който не можете да редактирате или махнете: името, което сте въвели като подател, телефонът, ако сте въвели такъв, имейлът за обратна връзка, линк за отписване и линк към Survey.bg. Имейла за въпроси все пак напишете и в самото съобщение (вижте „Линкът, лице за контакт и благодарност“).
5. Изпратете си пробно съобщение. В анкетата отворете „Разпространи“, после „Изпрати по имейл“, натиснете „Изпрати нов имейл“ и изберете съобщението си. „Тествай съобщение“ го изпраща на адреса на акаунта ви. Отворете го на телефон и проверете дали линкът води до анкетата. Пробното съобщение не се брои към месечния брой покани.
6. Изпратете. На същия екран изберете до кого отива имейлът („Не са получили имейл покана“ при първо изпращане), добавете списъка си, оставете избрано „Изпрати веднага“ и натиснете „Съхрани и изпрати“. Потвърждение не се иска. Изпращането започва до около минута, а дълъг списък се изпраща на части. „Изтрий“ до имейла го спира за получателите, до които още не е изпратен; вече изпратеното не може да се отмени. В „Имейл получатели“ „Изпратено“ означава предадено за доставка, а не доставено.

Месечният брой покани. Брои се всеки имейл до всеки получател, включително повторният, а екранът „Изпрати по имейл“ показва колко имейла можете да изпратите още този месец. Безплатният план включва 50 имейл покани на месец (вижте колко покани по имейл включва всеки план). Ако поканите за месеца свършат по средата на списъка, останалите получатели не получават нищо; по-късно ще стигнете до тях с „Не са получили имейл покана“. За по-дълъг списък в безплатния план поставете линка към анкетата в писмо от собствената си поща; тогава нищо не се следи и служебен текст не се добавя.

Следене на отговорите: решете, преди да изпратите

Следенето на отговорите е изключено по подразбиране. Тогава отговорът не се свързва с получателя и Survey.bg не знае кой е отворил анкетата и кой е отговорил.

За да го включите, отбележете „Следете получените отговори“ на екрана „Изпрати по имейл“. Тогава всеки получава личен линк, а отварянето му свързва отговора на този човек с неговия адрес.

Личният линк е за един човек: който го отвори, отговаря от името на този получател, затова помолете хората да не препращат поканата. И включете следенето преди първото изпращане: отговорите, дадени преди това, никога не се свързват с адрес, а получателите, чиято покана е съдържала обикновения линк, остават неизвестни. При 360-градусова обратна връзка обаче оставете следенето изключено, защото то свързва отговора на всеки оценяващ с адреса му: вижте честите грешки при 360-градусовата обратна връзка.

На същия екран е и настройката „Анкетата може да бъде попълнена само чрез покана по имейл“, която затваря всеки друг път към анкетата. Поканените от вас я отварят от поканата си и без следенето на отговорите, а то решава само дали отговорът ще бъде свързан с получателя.

Повторна покана: до кого стига второто писмо

Survey.bg няма автоматични напомняния: повторната покана е нов имейл, който пишете и изпращате сами. В „Изпрати нов имейл“ изберете „Не са отговорили на досегашна имейл покана“, посочете по-кратко съобщение, добавете отново същия списък и изпратете.

Въпреки името си този избор не гледа кой е попълнил анкетата. При включено следене той стига до всички от списъка, които не са отворили личния си линк. Инструментът брои отворения линк за отговор, дори без нито един попълнен въпрос: който го е отворил и е спрял, не получава писмото, а който е отговорил през друг линк, го получава.

При изключено следене инструментът не знае кой е отворил линка и кой е отговорил, затова същият избор изпраща имейла отново до целия списък. Ако все пак трябва да пишете втори път без следене, изберете „Всички“, изпратете писмото само веднъж и започнете така: „Ако вече сте отговорили, благодарим ви и не обръщайте внимание на това писмо.“

В изпитванията с пощенски въпросници от прегледа на Cochrane повторната покана по имейл е повишила отговорите (отношение на шансовете 1,60), а Американската асоциация за изследване на общественото мнение (AAPOR) съветва поканените да се търсят повече от веднъж. Няма доказано правилен брой повторни покани; обичайни са една или две, всяка с различен текст.

Преди да пишете отново, вижте кой още липсва: още отговори от същия тип хора не правят резултата по-точен. Проверете кои групи липсват сред отговорилите и променя ли това резултатите. Преди това махнете от списъка всеки, който е помолил да не му пишете.

Накратко

Получателят решава за секунди дали да отвори анкетата. Напишете името на организацията си в темата и кажете в няколко реда защо пишете точно на този човек, колко време отнема анкетата, докога е отворена и кой ще вижда отговорите. Никога не обещавайте анонимност. Ако искате после да пишете само на хората, които не са отворили линка си, включете следенето на отговорите преди първото изпращане, кажете го в поканата и изпратете второто писмо сами.

Най-простият случай е анкета сред собствените ви клиенти след покупка, както в примера. Започнете от готовия шаблон за удовлетвореност на клиентите по-долу, заменете примерните имена с вашите и изпратете първата покана на себе си.

Още по темата

• Нужно ли е да „слушаме“ посетителите на уебсайтове и защо?
• Анкетата на малкия екран: кои правила се потвърждават от изследванията
• Как да достигнем до правилната аудитория на анкетата