Подготовката преди самото създаване на една анкета е също толкова важна, колкото и конструирането й. Има шест основни въпроса, на които създателят на анкетата трябва да си отговори, за да може да създаде ефективно проучване и да постигне нужните резултати.
Първият въпрос е каква точно информация желаете да извлечете от съответното проучване. Дали тази информация ще е достатъчна, за да вземете адекватно решение? Трябва да различавате между нужна и ненужна информация. Нужната информация е тази, която е необходима, за да вземете правилното решение. От друга страна, ненужната е тази, която не е решаваща в конкретния случай.
Например: ресторантьор иска да въведе нова услуга – доставка по домовете. Той желае да проведе емпирично проучване относно мнението на клиентите за съществуването на новата услуга. Целта е да събере нужната информация, за да вземе решение дали да я осъществи или не. В същото време би било добре да разбере какво е отношението на клиентите към обслужването в ресторанта. Разграничаването между двата вида информация е важна, защото ако анкетата се конструира с фокус върху обслужването няма да има нужната информация, за да вземе решение дали да има доставка по домовете.
Вторият въпрос, на който проучващият трябва да си отговори е какво ще прави със събраната информация. Кой ще я види? Колко подробна трябва да е тя? Отговорите на тези въпроси са изключително важни за определянето вида на въпросите по-късно: дали да са отворени или затворени; мултиварианти или матрици и т.н. Представителността и формалността на провеждането на проучването ще се определи от това кой ще има достъп до събраната информация. Например: анкета за удовлетвореност на служителите. Ако анкетата ще послужи пред мениджъра на даден отдел като обратна връзка, тя може да се конструира по-неформално и не структурирано. От друга страна, ако анкетата е част от доклад пред борда на директорите, тя ще бъде доста по-формална и с по-голяма тежест.
Третият въпрос е свързан с респондентите. Кои са те? В примера за удовлетвореност на служители, когато целта е мениджърът да получи обратна връзка, респондентите са неговите подчинени. Но когато целта е доклад за борда на директорите, респондентите ще бъдат всички служители на компанията включително и мениджърите.
Четвъртият въпрос е свързан с разпространяването на анкетата. Чрез какви комуникационни канали ще разпространите вашата анкета? По какъв начин може да достигнете до най-голям брой респонденти наведнъж? Най-ефикасният начин за разпространение на дадена анкета зависи от респондентите и техните навици. На пример удовлетвореност на служителите: най-подходящият начин за разпространение би бил по някой от служебните канали за комуникация, като email. От друга страна, за обратна връзка от уебсайт най-ефикасният начин би бил комбинация от email за регистрираните потребители и интегрирана анкета на самия уебсайт за всички останали посетители.
Петият въпрос е свързан с времевата граница на проучването. С колко време разполагате за събиране и анализиране на информацията? Тази стъпка е важна, за да може да планирате правилно количеството информация, която може да съберете и анализирате без да излизате от времевата рамка определена за проучването. По този начин ще определите дължината и сложността на анкетата.
Шестият въпрос е какво ще получат респондентите с участието си в анкетата? Отговорът на този въпрос не е свързан само с материални облаги. По-важното е да определите ясно какъв ще е ефектът на анкетата върху респондентите. На пример при анкета за удовлетвореност на служителите, респондентите имат възможност да споделят негативите в работната среда, за да може те да бъдат отстранени. В случая на ресторантьора, респондентите ще споделят своето мнение дали желаят определена услуга или не. За да може респондентите да имат мотивация за участие в дадена анкета те трябва да знаят за какво ще бъде техният принос и как това ще рефлектира върху тях.
Сега сте подготвени и може да създадете вашата анкета или да използвате най-подходящия за вас експертен шаблон на http://survey.bg